Siklus Hidup Sistem

MODEL SISTEM UMUM

Pendekatan yang dilakukan dalam hal ini adalah berdasarkan penggunaan komputer dalam bisnis, mencakup hal semua sistem informasi di segala jenis organisasi, dan sarana yang digunakan adalah model sistem umum perusahaan.

Sistem Fisik

Pada modul 1, telah diketahui perbedaan antara sistem terbuka dan sistem tertutup. (coba Anda ingat kembali materi tersebut !). Gambar 6.1, menunjukkan sistem fisik perusahaan yang mengubah sumber daya input menjadi sumber daya output. Sumberdaya input datang dari lingkungan perusahaan, terjadi transformasi, dan suberdaya output dikembalikan ke lingkungan yang sama. Karena itu sistem fisik perusahaan merupakan sistem terbuka, yang berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik.

Gambar 6.1. Sistem Fisik Perusahaan

1. Arus Material

Material-material input diterima dari pemasok bahan baku dan komponen rakitan. Material ini disimpan di tempat penyimpanan sampai dibutuhkan dalam proses transformasi. Lalu, material tersebut di masukkan dalam aktivitas manufaktur. Pada akhir proses transformasi, material yang sekarang sudah dalam bentuk jadi, disimpan di tempat penyimpanan sampai dikirim kepada para pelanggan.

Pada perusahaan manufaktur, dua bidang fungsional terlibat dalam arus material tersebut. Fungsi manufaktur mengubah bahan baku menjadi barang jadi, dan fungsi pemasaran yang mendistribusikan produk jadi kepada para pelanggan. Kedua bidang tersebut harus bekerja sama untuk mempermudah arus material.

2. Arus Personil

Input personil berasal dari lingkungan. Calon pegawai berasal dari masyarakat setempat dan mungkin dari serikat buruh pesaing. Input personil ini biasanya diproses oleh fungsi sumber daya manusia, kemudian ditugaskan ke berbagai bidang fungsional. Ketika berada di wilayah bidang tersebut, para pegawai terlibat dalam proses transformasi, baik secara langsung maupun tidak langsung. Fungsi sumber daya manusia juga memproses pemberhentian pegawai (mengundurkan diri, phk, atau pensiun), dan sumber daya tersebut dikembalikan kepada lingkungan.

3. Arus Mesin

Mesin-mesin diperoleh dari pemasok, dan biasanya berada di perusahaan untuk jangka waktu lama (3 – 20 tahun atau lebih). Namun, akhirnya semua mesin dikembalikan kepada lingkungan dalam bentuk tukar tambah dengan model baru, atau sebagai rongsokan. Mesin-mesin tersebut dipakai terus menerus, jarang disimpan begitu saja. Karena sumber pasokannya yang khusus, tanpa penyimpanan, dan jalur pembuangannya juga khsusu, sehingga arus mesin adalah sumber daya fisik yang paling langsung. Namun, pengendalian arus mesin tersebar antar berbagai bidang fungsional yang menggunakan mesin tersebut.

4. Arus Uang

Uang terutama diperoleh dari para pemilik, yang menyediakan modal investasi, dan dari para pelanggan perusahaan yang memberikan pendapatan penjualan. Sumber lainnya mencakup lembaga keuangan, yang memberikan pinjaman dan bunga atas investas, serta dari pemerinta, yang menyediakan uang dalam bentuk pinjaman dan bantuan. Tanggung jawab pengendalian arus uang hanya berada pada fungsi keuangan.

Arus uang yang melalui perusahaan jarang melibatkan uang dalam bentuk fisik. Sebaliknya, yang adalah arus sesuatu yang mewakili uang (cek, slip kartu kredit, transaksi dalam bentuk elektronik). Hanya pada tingkat eceran uang kas benar-benar berpindah tangan.

Karena itu arus uang menghubungkan perusahaan dengan lembaga-lembaga keuangan, para pelanggan, pemasok, pemegang saham, pekerja, dan pemerintah.

Sistem Konseptual

Sebagian sistem terbuka dapat mengendalikan operasinya sendiri. Pengendalian dicapai dengan menggunakan lingkaran yang terdapat di dalam sistem. Lingkaran tersebut dinamakan lingkaran umpan balik, yang menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem ke mekanisme pengendalian dan sebaliknya. Mekanisme pengendalian adalah sejenis alat yang menggunakan sinyal umpan balik untuk mengevaluasi kinerja sistem dan menentukan apakah perlu dilakukan tindakan perbaikan.

1. Sistem Lingkaran Terbuka

Adalah suatu sistem tanpa lingkaran umpan balik atau mekanisme pengendalian. Gambar 6.1. menunjukkan sistem terbuka dan sekaligus sistem lingkaran terbuka. Hanya sedikit perusahaan bisnis yang menggunakan konsep tersebut. Perusahaan-perusahaan tersebut menggunakan sistem terbuka, tetapi umpan balik dan mekanise pengendaliannya tidak bekerja sebagaimana mestinya. Perusahaan itu mulai pada suatu jalan dan tidak pernah berganti arah. Jika perusahaan kehilangan kendali, tidak ada yang dilakukan untuk mengendalikan keseimbangan. Hasilnya adalah kehancuran sistem (kebangkrutan).

2. Sistem Lingkaran Tertutup

Adalah suatu sistem yang memiliki lingkaran umpan balik dan mekanisme pengendalian. Sistem tersebut dapat mengendalikan output-nya dengan membuat penyesuaian-penyesuaian pada input-nya. Hal tersebut ditunjukkan pada Gambar 6.2.

Pengendalian Manajemen

Lingkaran umpan balik tediri dari informasi. Manajemen menggunakan informasi sebagai dasar untuk membuat perubahan dalam sistem fisik, (lihat Gambar 6.3). Informasi tersebut menggambarkan output sistem. Banyak laporan manajemen mencakup informasi jenis tersebut (misalnya volume produksi, biaya distribusi, dan analisis penjualan). Karena tujuan utama perusahaan adalah menghasilkan sejumlah jenis output, maka ukuran output merupakan bagian integral dari pengendalian sistem.

Pengolah Informasi

Perjalanan informasi tidak selalu langsung dari sistem fisik kepada manajer. Sebagian besar manajer berada jauh dari aktivitas fisik. Hal ini terutama terjadi pada para manajer tingkat tinggi. Para manajer tersebut harus memperoleh informasi dari suatu sistem atau prosedur yang menghasilkan informasi dari data yang terkumpul. Mekanisme yang menghasilkan informasi tersebut dinamakan Pengolah Informasi.

Dimensi Informasi

Ketika para manajer menentukan output yang harus disediakan pengolah informasi, mereka mempertimbangkan empat dimensi dasar informasi. Dimensi-dimensi tersebut memberi kontribusi pada nilai informasi.

Adapun dimensi informasi yang dimaksud, yaitu :

1. Relevansi

Berkaitan dengan masalah yang terjadi. Manajer harus mampu memilih informasi yang diperlukan tanpa membaca seluruh informasi mengenai subyek lain.

2. Akurasi

Idealnya, semua informasi harus akurat, tetapi peningkatan ketelitian sistem menambah biaya. Karena alasan tersebut, manajer terpaksa menerima ketelitian yang kurang dari sempurna. Kasus aplikasi pembayaran gaji, penagihan dan piutang, menuntut ketelitian 100 %.

3. Ketepatan Waktu

Informasi harus tersedia untuk memecahkan masalah sebelu situasi krisi menjadi tidak terkendali atau kesempatan menghilang. Manajer harus mampu memperoleh informasi yang menggambarkan apa sedang terjadi saat ini, selain apa yang telah terjadi di masa lampau.

4. Kelengkapan

Manajer harus mampu memperoleh informasi yang menyajikan gambaran lengkap dari suatu permasalahan atau penyelesaian. Namun, rancangan sistem seharusnya tidak menenggelamkan manajer dalam lautan informasi. Istilah kelebihan informasi (information overload) mengakui adanya bahaya dari informasi yang terlalu banyak. Manajer harus mampu menentukan jumlah rincian yang diperlukan.

Standar

Agar manajer dapat melakukan pengendalian atas bagian yang menjadi tanggung jawabnya, harus terdapat dua unsur, yaitu : harus ada informasi yang menggambarkan apa yang sedang dicapai pada bagian tersebut, dan harus ada standar kerja yang mencerminkan apa yang harus dicapai bagian tersebut.

Kita dapat mendefinisikan tujan sebagai sasaran keseluruhan yang harus dicapai sistem. Suatu sistem harus memiliki sedikitnya satu tujuan, tetapi dapat pula beberapa tujuan. Tujuan biasanya dinyatakan secara umum. Supaya para manajer dapat mengendalikan sistem, mereka memerlukan sesuatu yang lebih khusus daripada tujuan, yang dapat dicapai melalui standar. Standar adalah ukuran kerja yang dapat diterima, dinyatakan secara ideal dalam istilah-istilah spesifik.

Management by exception

Standar dikombinasikan dengan output informasi dari pengolah informasi, memungkinkan manajer untuk melaksanakan management by exception. Management by exception adalah suatu gaya yang diikuti manajer, yaitu manajer terlibat dalam aktivitas hanya jika aktivitas itu menyimpang dari kinerja yang dapat diterima. Agar manajer dapat mempraktekan management by exception, harus ditetapkan standar dalam bentuk batas atas dan batas bawah kinerja yang dapat diterima.

Management by exception memberikan tiga keuntungan dasar, yaitu :

1. manajer tidak membuang-buang waktu untuk memantau aktivitas yang berlangsung secara normal.

2. karena lebih sedikit keputusan yang dibuat, tiap keputusan dapat memperoleh perhatian lebih menyeluruh.

3. perhatian dipusatkan pada peluang-peluang, maupun pada hal-hal yang tidak berjalan semestinya.

Namun terdapat pula sejumlah kendala yang harus diketahui, yaitu :

1. beberapa jenis kinerja bisnis tertentu tidak mudah ditentukan secara kuantitas sehingga standar tidak dapat ditetapkan.
2. suatu sistem informasi yang memantau kinerja secara akurat sangat diperlukan.
3. perhatian harus terus diarahkan pada standar untuk menjaga standar pada tingkat yang tepat.
4. manajer tidak boleh pasif dan hanya menunggu batas kinerja lewat. Manajer harus bertindak memecahkan suatu permasalahan sebelum situasi menjadi tidak terkendali.

Management by exception merupakan kemampuan dasar yang disediakan CBIS. Dengan membiarkan CBIS memikul sebagian tanggung jawab memantau sistem fisik, waktu manajer dapat digunakan secara efektif.

Faktor Sukses Kritis

Konsep manajemen yang sama dengan management by exception disebut faktor sukses kritis (critical success factors – CSF). CSF adalah salah satu kegiatan perusahaan yang berpengaruh kuat pada kemampuan perusahaan mencapai tujuannya. Perusahaan biasanya memiliki beberapa CSF. Misalnya pada industri otomotif, CSF yang telah teridentifikasi adalah gaya, jaringan dealer yang efisien, dan pengendalian biaya manufaktur yang ketat. Sistem informasi memungkin manajer mengikuti CSF dengan melaporkan informasi tentang CSF.

Konsep CSF sama dengan management by exception dalam hal memusatkan perhatian pada sebagian operasi perusahaan daripada keseluruhan. Selain itu, kedua konsep tersebut berbeda dalam hal CSF relatif stabil, sedangkan unsur-unsur pengecualian dari management by exception dapat berubah dari satu periode ke periode selanjutnya.

Arus Keputusan

Modifikasi lain pada model umum diperlukan untuk mencerminkan bagaimana keputusan manajemen dapat mengubah sistem fisik. Sama seperti manajer harus mengumpulkan data dari ketiga elemen dalam sistem fisik (input, pengolahan, dan output). Manajer juga harus mampu membuat perubahan-perubahan pada kinerja ketiga elemen tersebut. Modifikasi tersebut tampak pada Gambar 6.7. Umpan balik dari manajer ke sistem fisik dinamakan keputusan untuk mencerminkan cara menajer mengubah kinerja sistem.

Lingkungan

Bentuk akhir dari model umum mengungkapkan bahwa sumber daya mengalir ke perusahaan dari lingkungan dan dari perusahaan kembali ke lingkungan. Sebagaimana tampak pada Gambar 6.8. sumberdaya konseptual (data dan informasi) masuk ke pengolah informasi, untuk disimpan atau disediakan bagi manajer.

PENDEKATAN SISTEM DALAM MEMECAHKAN MASALAH
DAN MEMBUAT KEPUTUSAN
Tiga jenis usaha pendekatan sistematis untuk pecahan masalah :
1. Persiapan
Manajer memandang perusahaan sebagai suatu sistem dengan memahami lingkungan perusahaan dan mengidentifikasi subsistem-subsistem dalam perusahaan.
2. Definisi
Manajer bergerak dari tingkat sistem ke subsistem dan menganalisis bagian sistem menurut suatu urutan tertentu.
3. Solusi
Manajer mengidentifikasi berbagai solusi altenatif, mengevaluasi, memilih yang terbaik, menerapkannya dan membuat tindak lanjut utk memastikan bahwa solusi itu berjalan sebagaimana mestinya.

PEMAHAMAN DASAR PEMECAHAN MASALAH DAN PEMBUATAN KEPUTUSAN
• Masalah adalah suatu kondisi yg memiliki potensi utk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar bisa.
• Jadi pemecahan masalah berarti tindakan memberi respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya.
• Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya.
• Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan.
• Pengambilan keputusan adl tindakan memilih strategi atau aksi yg manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tsb.
• Salah satu kunci pemecahan masalah adalah identifikasi berbagai alternatif keputusan.
• Setelah berbagai alternatif diidentifikasi, sistem informasi dapat digunakan untuk mengevaluasi tiap alternatif.

Evaluasi ini harus mempertimbangkan berbagai kendala
1. Kendala intern dapat berupa SD yg terbatas, seperti kurangnya bahan baku, modal kerja, SDM yg kurang memenuhi syarat, dll.
2. Kendala lingkungan dapat berupa tekanan dari berbagai elemen lingkungan, seperti pemerintah atau pesaing untuk bertindak menurut cara tertentu.

STRUKTUR MASALAH
1. Masalah terstruktur terdiri elemen-elemen dan hubungan-hubungan antar elemen yang semuanya dipahami oleh pemecah masalah.
2. Masalah tak terstruktur berisikan elemen-elemen atau hubungan-hubungan antar elemen yang tidak dipahami oleh pemecah masalah.
3. Masalah semi-terstruktur adalah masalah yang berisi sebagian elemen – elemen atau hubungan yang dimengerti oleh pemecah masalah.

PENDEKATAN SISTEM
| Proses pemecahan masalah secara sistematis bermula dari John Dewey yang mengidentifikasi 3 seri penilaian yang terlibat dalam memecahkan masalah suatu kontroversi secara memadai yaitu:
1. Mengenali kontroversi
2. Menimbang klaim alternatif
3. Membentuk penilaian
Kerangka kerja yang dianjurkan untuk penggunaan komputer dikenal sebagai pendekatan sistem Serangkaian langkah-langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa masalah itu pertama-tama dipahami, solusi alternatif dipertimbangkan, dan solusi yang dipilih bekerja.

TAHAPAN PEMECAHAN MASALAH DENGAN MENGGUNAKAN PENDEKATAN SISTEM
- Usaha persiapan, mempersiapkan manajer untuk memecahkan masalah dengan menyediakan orientasi sistem.
- Usaha definisi, mencakup mengidentifikasikan masalah untuk dipecahkan dan kemudian memahaminya.
- Usaha solusi, mencakup mengidentifikasikan berbagai solusi alternatif, mengevaluasinya, memilih salah satu yang tampaknya terbaik, menerapkan solusi itu dan membuat tindak lanjutnya untuk menyakinkan bahwa masalah itu terpecahkan.

CBIS dapat digunakan sebagai sistem dukungan (support systems) saat menerapkan pendekatan sistem.
1. Usaha persiapan
3 langkah persiapan tidak harus dilaksanakan secara berurutan, karena ketiganya bersama-sama menghasilkan kerangka pikir yang diinginkan untuk mengenai masalah.
a) Memandang perusahaan sebagai suatu sistem
b) Mengenal sistem lingkungan
c) Mengidentifikasikan subsistem-subsistem perusahaan

2. Usaha definisi
Usaha definisi mencakup pertama-tama menyadari bahwa suatu masalah ada atau akan ada (identifikasi masalah) dan kemudian cukup mempelajarinya utk mencari solusi (pemahaman masalah)
a) Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem
b) Menganalisis bagian sistem dalam suatu urutan tertentu
3. Usaha pemecahan
Usaha pemecahan meliputi pertimbangan berbagai alternatif yang layak (feasible), pemilihan alternatif terbaik, dan penerapannya.

FAKTOR MANUSIA YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN MASALAH
Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam merasakan masalah, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.
• Merasakan masalah (problem solving styles)
Manajer dpt dibagi dlm 3 kategori dasar dlm hal gaya merasakan masalah mereka, yaitu bagaimana mereka menghadapi masalah.

Penghindar masalah (problem avoider), manajer mengambil sikap positif & menganggap semua baik-baik saja. Ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi atau menghindarinya sepanjang perencanaan.
Pemecah masalah (problem solver),manajer ini tidak mencari masalah juga tidak menghalanginya. Jika timbul suatu masalah, masalah tersebut dipecahkan.
Pencari masalah (problem seeker), manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.Ø

• Mengumpulkan informasi (information-gathering styles)
Manajer dpt menunjukkan salah satu dari 2 gaya mengumpulkan informasi atau sikap thd total volume informasi yg tersedia :
ü Gaya teratur (preceptive style), manajer jenis ini mengikuti management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.
Gaya menerima (receptive style), manajer jenisü ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.

• Menggunakan informasi (information-using styles)
Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya menggunakan informasi, yaitu cara-cara menggunakan informasi untuk memecahkan suatu masalah.
Gaya sistematik (systematic style), manajer member perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan, misalnya pendekatan sistem.
Gaya intuitif (intuitive style), manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.